Czy system ERP jest potrzebny w sklepie internetowym?

Autor tekstu eKomercyjnie.pl
Opublikowano 17 kwietnia 2013
Kategoria Artykuły
Czas czytania: 4 min

??????????????????Wiele dużych sklepów internetowych działających na polskim rynku to biznesy, których właściciele rozpoczynali sprzedaż przez internet w trakcie studiów, uruchamiali sklep “po pracy” jako dodatkowe źródło dochodu – od zera, bez środków na inwestycje. Rzadziej są tą biznesy startujące “na poważnie“ z kapitałem kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych, know-how, zasobami ludzkimi, sprzętowymi i software’owymi.

W związku z tym wiele sklepów internetowych – nawet stosunkowo dużych – prowadzone jest w sposób lekko spartański. System e-commerce, na którym się opierają, to często prosta platforma autorska lub zmodyfikowany open source (np. niezniszczalny osCommerce), wspierane przez oprogramowanie do prowadzenia firmy, jak np. Subiekt.

W takich sklepach często wiele operacji musi być prowadzone w sposób ręczny, niektóre prace są powielane, niektóre wykonywane znacznie wolniej, niż w firmach zautomatyzowanych.

Właściciele sklepów mają świadomość konieczności zmian i inwestycji w system ERP, w rozwój platformy e-commerce. Poszukują rozwiązań i know-how, które umożliwiłyby im zwiększenie wydajności, poprawę jakości i konkurencyjności.

Wśród firm oferujących różnego rodzaju rozwiązania wspierające logistykę i umożliwiające prowadzenie sklepu internetowego spotkać można wiele podejść i rozwiązań traktowanych jako wzorcowe dla sklepu internetowego – w szczególności:

  • stworzenie dedykowanej platformy e-commerce, odpowiedzialnej za sprzedaż, marketing, logistykę, raportowanie,
  • integrację i podział funkcji pomiędzy platformę e-commerce i system ERP.

System e-commerce vs ERP

Nim rozpoczniemy rozważania o wyższości Świąt Bożego Narodzenia nad Wielkanocnymi, upewnijmy się, iż wszyscy wiedzą czym jest system ERP.

System ERP to oprogramowanie do zarządzania zasobami i różnymi procesami operacyjnymi zachodzącymi w firmie. Systemy ERP mają najczęściej budowę modułową, najpopularniejsze moduły to:

  • magazynowanie,
  • zarządzanie zapasami,
  • śledzenie realizowanych dostaw,
  • planowanie produkcji,
  • zaopatrzenie,
  • sprzedaż,
  • zarządzanie relacjami z klientami,
  • księgowość,
  • finanse,
  • zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry).

Jak widać, przynajmniej część z tych modułów nie ma zastosowania w sklepach internetowych. Inne – jak np. planowanie dostaw, zarządzanie magazynem, to podstawowe procesy występujące w sklepach internetowych.

System e-commerce

Tradycyjnie system e-commerce odpowiedzialny był za następujące procesy:

  • sprzedaż (prezentowanie oferty, przyjęcie zamówienia klienta),
  • proste zarządzanie magazynem (płaskie stany magazynowe),
  • księgowanie płatności,
  • marketing (tworzenie bazy subskrybentów, wysyłanie newsletterów, program lojalnościowy).

Wraz z rozwojem handlu internetowego pojawiło się zapotrzebowanie na coraz bardziej złożone systemy e-commerce, które realizować miały część funkcji systemów ERP (te były drogie i słabo spełniały oczekiwania sprzedawców internetowych):

  • zarządzanie cenami (grupy cenowe, rabaty od wartości koszyka),
  • zarządzanie magazynem i dostawami (obsługa dokumentów pz, wz, tworzenie list zamówień u dostawców),
  • zarządzanie pracą magazynu (drukowanie list zamówień do realizacji, prosta weryfikacja towaru w zamówieniu),
  • obsługę logistyki (drukowanie listów przewozowych, zamawianie kurierów),
  • raportowanie.

Coraz więcej funkcji realizowanych przez systemy e-commerce sprawiło, iż wiele osób zaczęło twierdzić, iż do pracy sklepu internetowego ERP potrzebny nie jest lub łatwo można go zastąpić.

Gdzie systemy e-commerce’owe potrzebują pomocy starszego brata?

Część funkcji niezbędnych do efektywnej pracy średnich i dużych sklepów nie może być jednak w łatwy sposób zrealizowana przez systemy e-commerce pracujące w środowisku WEB. Wynika to głównie z kwestii technologicznych – czy to nam się podoba, czy nie, to w środowisku WEB dużo trudniej uzyskać takie czasy reakcji, jak w aplikacjach zainstalowanych na komputerach stacjonarnych, trudniej oprogramować wymianę danych z urządzeniami peryferyjnymi – wagami cyfrowymi, czytnikami kodów, itp.

Zwolennicy rozwiązań WEB-owych mogą powiedzieć, iż po to jest API, aby przygotować aplikacje pracujące w siedzibie klienta i komunikujące się z centralnym systemem. Oczywiście jest to racja, tylko na myśl przychodzi pytanie – czy warto wyważać otwarte drzwi?

Jeśli przyjmiemy, iż w Polsce jest około 3000 do 5000 średnich i dużych sklepów, zainteresowanych stworzeniem systemu e-commerce z modułem ERP to zachodzi pytanie, czy jest to wystarczająca baza klientów, aby rozpoczynać budowę systemu ERP pracującego w środowisku WEB? Jednocześnie mamy na rynku przynajmniej kilka działających i sprawdzonych systemów ERP – np. CDN, XL, Enova, WF-Mag, Soft Lab, X3 itp.

Integracja systemu e-commerce z ERP

W przypadku, gdy sklep dochodzi do poziomu rozwoju, w którym niezbędny staje się system ERP, konieczny jest wybór rozwiązania oraz firmy, która go wdroży i dostosuje do potrzeb właściciela.

Wybierając system, warto pamiętać, iż podobnie jak najlepszy samochód bez dobrego kierowcy nie wygra rajdu, tak najlepszy system ERP wdrożony nieprofesjonalnie może sprawić wiele kłopotów. Z tego względu, wybierając dostawcę systemu oraz firmę wdrażającą, warto zorientować się czy firma ta ma doświadczenie w e-commerce, konfigurowała już procesy logistyczne podobne do występujących w naszej firmie, realizowała moduły integracji z systemami klasy e-commerce.

Jakie procesy mogą być obsługiwane przez poszczególne systemy? Jak zwykle nie ma jednego rozwiązania – tabela poniżej przedstawia możliwe konfiguracje i silne strony poszczególnych systemów:

erp1
erp2

Oczywiście powyższa tabela mocno uogólnia funkcjonalność poszczególnych klas systemów. Wiele prostych systemów ERP może nie mieć wyżej wymienionych funkcji, natomiast niektóre systemy e-commerce będą realizowały znaczną ich część.

Jak widać, znaczną część funkcji związanych ze sprzedażą i pracą magazynu może obsłużyć nowoczesny system e-commerce. W sytuacji, gdy pojawia się jednak potrzeba dużej automatyzacji pracy magazynu (magazyny wysokiego składowania, skomplikowane modele logistyczne), zaawansowanego raportowania finansowego, prowadzenia pełnej księgowości, systemy ERP mają znaczącą przewagę nad systemami klasy e-commerce.

W przypadku wyboru systemu do własnej firmy należy szczegółowo przeanalizować potrzeby i funkcjonalność poszczególnych rozwiązań, jak również zastanowić się nad strategią rozwoju biznesu, potrzebami oraz kosztami związanymi z wdrożeniem oraz utrzymaniem systemu.

Łukasz Plutecki – w agencji interaktywnej NetArch od 2 lat pracuje nad projektem AtomStore – platformą e-commerce klasy premium. Prowadzi bloga o marketingu internetowym – www.plutecki.net. W branży jest znany m.in. z wystąpień podczas ShopCampów.

Regularnie otrzymuj powiadomienia o nowych materiałach. Dołącz do grupy ponad 6500 osób, którzy prenumerują eKomercyjnie!