eKomercyjnie.pl

Podstawy sprzedaży wysyłkowej: Kiedy wystawić fakturę lub wydrukować paragon i jak postępować przy zwrotach?

Przepisy podatkowe przewidują odrębne regulacje dotyczące dokumentowania sprzedaży przez Internet. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o specyficznych terminach wystawiania faktur i drukowania paragonów, które różnią się w zależności od tego, w jaki sposób klient płaci za towar i odbiera go. Trzeba także wiedzieć, jak postępować w przypadku zwrotów.

Kiedy klient musi otrzymać dokument sprzedaży?

W związku ze sprzedażą może pojawić się konieczność wystawienia dokumentu potwierdzającego transakcję i wręczenia go klientowi. Dzieje się tak jednak tylko w następujących sytuacjach:

  • sprzedawca korzysta z kasy fiskalnej, a nabywcą jest osoba prywatna – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy paragon,
  • nabywca życzy sobie otrzymać fakturę lub rachunek w związku z transakcją – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy fakturę lub rachunek,
  • sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywcą jest inna firma – sprzedawca ma obowiązek przekazać nabywcy fakturę.

Co za tym idzie, paragonów nie trzeba wręczać nabywcom, którzy prowadzą działalność gospodarczą, natomiast do wręczania faktur bez żądania nabywcy zobligowani są tylko VAT-owcy, ale jedynie w związku z transakcjami na rzecz innych firm. Warto przy tym pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową na rzecz osób prywatnych mogą spełniać warunki zwolnienia z rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej (i przekazywania klientom paragonów). Ta kwestia jest opisana szerzej w dalszej części artykułu.

Kiedy należy wystawić paragon lub fakturę przy sprzedaży online?

Termin powstania obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, a tym samym wystawienia paragonu lub faktury przy sprzedaży przez Internet, zależy od tego, czy towar dostarczany jest wysyłkowo oraz od formy zapłaty jaką akceptuje sprzedawca. Przy sprzedaży wysyłkowej terminy ewidencji są następujące:

  • zapłata przelewem bankowym (przedpłata) – obowiązek ewidencji sprzedaży pojawia się zgodnie z datą wydaniu towaru, czyli wysyłki,
  • płatność przy odbiorze – obowiązek ewidencji sprzedaży pojawia się zgodnie z datą otrzymania zapłaty za towar.

Co w przypadku odbioru osobistego? Jeżeli klient odbiera towar osobiście i płaci gotówką, to wtedy przedsiębiorca jednocześnie otrzymuje zapłatę, wydaje towar i wystawia dokument sprzedaży, a zatem data ewidencji, w tym np. wystawienia paragonu, jest oczywista. W takim przypadku sprzedaż nie różni się w istocie od sprzedaży prowadzonej offline.

Jeżeli natomiast klient dokonuje przedpłaty i dopiero później odbiera towar osobiście, przedsiębiorca musi wystawić dokument sprzedaży w momencie otrzymania zapłaty na konto (a nie wysyłki, czy odbioru). Przepisy podatkowe wskazują bowiem, że należności i zaliczki za towary uzyskane przez sprzedawcę przed wydaniem towaru powodują powstanie obowiązku podatkowego według daty ich otrzymania.

Czy paragon można przesłać wraz z towarem?

Przy sprzedaży wysyłkowej rejestrowanej kasą fiskalną, przedsiębiorca nie jest zwolniony z konieczności dostarczenia klientowi paragonu. Najczęstszą praktyką jest przesyłanie paragonu w jednej paczce wraz z zakupem. Warto jednak pamiętać, że takie działanie nie zawsze jest poprawne.

Wysyłka paragonu wraz zakupionym towarem nie jest prawidłowa, gdy klient płaci przy odbiorze przesyłki. Wówczas bowiem sprzedaż zostanie zaewidencjonowana w złym terminie – z przytoczonych powyżej zasad wynika, że płatność przy odbiorze obliguje sprzedawcę do rejestracji sprzedaży w momencie otrzymania zapłaty. Natomiast w przypadku płatności przy odbiorze, termin uzyskania zapłaty jest inny, niż termin wysyłki. Co za tym idzie, nie ma możliwości wysyłki paragonu w takiej paczce – paragon powinien dotrzeć do klienta później, w osobnej przesyłce.

Rozwiązaniem tej sytuacji może być wystawianie faktur za każdym razem i dołączanie ich do każdej przesyłki z płatnością przy odbiorze. Wówczas przedsiębiorca może wystawić paragon po otrzymaniu zapłaty i zachować go wraz z kopią faktury – nie musi już przekazywać go do klienta.

Kiedy sprzedaż wysyłkowa obliguje do korzystania z kasy fiskalnej?

Zdarza się, że sprzedaż, która spełnia zasady tzw. sprzedaży wysyłkowej jest zwolniona z konieczności instalacji kasy fiskalnej bez względu na wysokość obrotu. Musi jednak spełniać określone warunki:

  • zapłata za towar jest dokonywana za pośrednictwem, banku, poczty lub SKOK-u na rachunek bankowy sprzedawcy,
  • sprzedawca prowadzi ewidencję zapłat, na podstawie której da się jednoznacznie zidentyfikować dokonaną wpłatę z dostawą towaru i jego odbiorcą.

Jeżeli natomiast sprzedawca chce zaoferować klientom płatność gotówką (przy odbiorze), to wówczas musi pamiętać o limicie obrotu wynoszącym 20 000 złotych rocznie. Po przekroczeniu tej kwoty trzeba zainstalować kasę fiskalną.

Istnieją jednak takie rodzaje sprzedaży, które nakazują instalację kasy fiskalnej niezależnie od sposobu płatności i wysokości obrotu. Chodzi o przedsiębiorców sprzedających m.in. części do silników, sprzęt radiowy i telekomunikacyjny, sprzęt fotograficzny, wyroby z metali szlachetnych, nośniki danych jak płyty CD/DVD lub karty pamięci zapisane danymi lub zawierające oprogramowanie.

Zwrot towaru wymaga korekty sprzedaży

Zdarza się, że towar sprzedany wysyłkowo z różnych powodów wraca do sprzedawcy. Najczęściej zdarza się tak, gdy klient:

  • nie odbiera towaru (np. z powodu nieobecności lub błędnego adresu wysyłki),
  • zwraca towar (np. z uwagi na rezygnację z zakupu lub reklamację).

Jeżeli klient nie odebrał towaru to uznaje się, że do transakcji w ogóle nie doszło. Taką sprzedaż należy po prostu anulować, a ewentualną płatność zwrócić klientowi. W przypadku wbicia tej transakcji na kasę fiskalną, sprzedaż w danym miesiącu należy zmniejszyć o wartość nieodebranego towaru. Paragon trzeba wpisać do rejestru korekt kasy fiskalnej. Jeżeli do transakcji została wystawiona faktura, to należy ją podpiąć pod kopię paragonu oraz opisać jako anulowana z podaniem przyczyny. Wartość tej faktury nie powiększa kwoty sprzedaży w danym okresie.

Natomiast w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji, sprzedaż należy skorygować zgodnie z datą, w której sprzedawca otrzymał towar z powrotem. Jeżeli transakcja była zarejestrowana na kasie fiskalnej, przedsiębiorca sporządza protokół zwrotu, do którego załącza paragon – o ile został zwrócony.

W przypadku zwrotu towaru bez paragonu, ważne, aby sprzedawca posiadał potwierdzenie przelewu, którym oddał klientowi zapłatę. Ponadto, należy także prowadzić dodatkową ewidencję zwrotów, dzięki której można przyporządkować dany przelew do właściwego towaru i protokołu zwrotu. Protokół zwrotu powinien zawierać wartość netto towaru, kwotę VAT oraz wartość korekty. Na podstawie protokołu zmniejsza się wartość sprzedaży w danym okresie.

Jeżeli zaś towar został zwrócony, a została także wystawiona faktura VAT, to przedsiębiorca wystawia i przekazuje do klienta fakturę VAT korygującą z datą otrzymania zwróconego towaru. Sprzedawca może jednak obniżyć przychód dopiero gdy otrzyma potwierdzenie odbioru korekty przez klienta. Potwierdzenie odbioru korekty nie wymaga jednak, by klient odesłał podpisaną fakturę korygującą – wystarczy np. potwierdzenie e-mailowe.

 

Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.

Autor wpisu

8 komentarzy do tekstu

  1. Jest jeszcze jedna kwestia z tym tematem związana, chyba że jej nie zauważyłem w powyższym tekście. Jaki wpis powinien się znajdować na fakturze dla klienta, jeśli wysyłam mu towar za pobraniem. Klient płaci kurierowi, firma kurierska przelewa mi pieniądze na konto. Wpisać przelew czy gotówka?

    Odpowiedz ↓

    1. Wpisać za pobraniem

      Odpowiedz ↓

  2. Darek konieczny

    No to co ma zrobić sprzedawca z kasą fiskalną, wysyłający za pobraniem jeżeli nie zna danych Klienta – więc nie ma możliwości wystawienia faktury. Przykładowo wysyłka Paczkomatem za pobraniem, zna tylko nr paczkomatu i adres email klienta. Jeśli nie wyśle paragonu z towarem no to musialby wysłać towar bez dokumentu sprzedaży? A klient chyba nie ma obowiązku podawania swoich danych osobowych.

    Odpowiedz ↓

  3. Ja korzystam z systemu BizIn http://www.bizin.pl/. Możesz dodać własne logo na fakturze, a ponadto faktury mogę od razu wysyłać mailem do kontrahenta. Jako nowość i chyba jedyny program dodaje do faktury QR kod, (linki do odczytu faktury przez kontrahenta).

    Odpowiedz ↓

  4. iwona orłowska

    Chyba mój poprzedni komentarz zniknął, zatem go powtórzę. Co w przypadku firmy, która prowadzi sprzedaż stacjonarną i sprzedaż wysyłkową. Obie sprzedaże odbywają się za pomocą fiskalizacji drukarką fiskalną. W przypadku sprzedaży internetowej – firma nie posiada własnego magazynu, i sprowadza towar pod konkretne zamówienie klienta. W przypadku kiedy klient wybiera płatność przelewem na konto (100% wartości zamówienia klient przedpłaca) ponoć sklep internetowy musi tę przedpłatę zafiskalizować tego samego dnia lub następnego dnia roboczego. Ale jeśli produkty do tego zamówienia zamawiamy dopiero po wejściu zamówienia do systemu, i przychodzą one do nas po kilku dniach od dokonania wpłaty przez klienta – to jak możemy wystawić na nie paragon fiskalny z chwilą otrzymania płatności od klienta? Przeciez ich nie mamy? Poza tym system wfmag podpięty do drukarki fiskalnej zezwala na wybicie paragonu dopiero jak się ma te produkty zaksięgowane na podstawie fv na stan magazynowy. Nie ma ich na stanie to nie ma możliwości wybicia paragonu. Jak takie firmy sobie z tym radzą? Bardzo prosze o pomoc. Przejrzałam wszystkie chyba interpretacje US ale w żadnym nie ma sytuacji kiedy firma nie ma stanu magazynowego. Zwykle wybijaliśmy paragony w dniu pakowania i robienia wysyłki i w przypadku przedpłat na konto i w przypadku pobrań.

    Odpowiedz ↓

  5. Anna Nowińska

    Bardzo proszę o wypowiedź w tej sprawię Kasa fiskalna znajduję się w miejscu A, jednakże wysyłka towaru (zakupionego przez internet) możliwa jest tylko z punktu B. Z przeczytanych artykułów wiem iż po zaksięgowaniu wpłaty, należy wystawić paragon i dołączyć go do wysyłki. czy można to jakoś obejść? na dzień dzisiejszy całkowicie zrezygnowałam z sprzedaży wysyłkowej, ponieważ przesyłanie paragonu strasznie przeraża sprawę czy aby wszytko było zgodne z prawem musiałabym w punkcie A nabić towar na kasę, wysłać paragon do punktu B, w którym spakowałbym towar+paragon, wysłać po raz drugi.

    Odpowiedz ↓

  6. Witam,
    a ja mam ciekawe pytanie. Można korzystać ze zwolnienia kasowego jeżeli:
    1. wpłaty dokonywane są na konto bankowe
    2. Da się jednoznacznie stwierdzić kto wpłacił pieniądze

    Co jeśli korzystam z płatności natychmiastowych w jakiejś firmie. Klient wybiera płatność natychmiastowa przelewa pieniadze najpierw tej firmie, a ta firma na moje konto firmowe, jednak nie da się stwierdzić kto wpłaca, gdyż nie jest napisane w tytule przelewu nr zamówienia kto wpłaca – dosłownie nic. Można to sprawdzić w panelu płatności natychmiastowych jednakże nie na moim koncie firmowym.
    Czy w takiej sytuacji też można korzystać ze zwolnienia posiadania kasy fiskalnej?

    Odpowiedz ↓

  7. Jak wygląda sprawa, kiedy sprzedaję przez internet elektroniczną wersję oprogramowania (tylko klucz wraz z linkiem do ściągnięcia programu).
    1. Nie mam danych prywatnego klienta, tylko jego e-mail i wpłatę na konto. Jak mam (jeśli muszę) dostarczyć nawet ten paragon?
    2. Czy ewentualnie mogę mu wysłać na e-mail elektroniczną fakturę VAT, nie wpisując jego danych a w firmie tylko podłączyć nabity paragon?

    Gdzie mogę uzyskać rzetelną informację, ponieważ moja księgowa nie potrafi mi nic na ten temat pomóc :(

    Odpowiedz ↓

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Zobacz kolejny artykuł

Akademia Empathy zmienia się w Akademię Unity

Wraz z połączeniem firm Empathy, Contium i Internet Designers w Grupę Unity, rynek IT zyskuje nie tylko silnego gracza. Marka Akademii Empathy, od ponad 5 lat działająca na rzecz edukacji rynku w wykorzystaniu Internetu w biznesie, kontynuuje działania z bogatszą ofertą jako Akademia Unity.

Integracja branży, bezpłatna wymiana wiedzy, inspirowanie do poszukiwania kreatywnych rozwiązań technologicznych, organizacyjnych i biznesowych. To cele, które stały się symbolem Akademii Empathy. Pod tym szyldem zrodziła się inicjatywa roadshow „E-commerce w Praktyce”, cykl barcampów technologicznych TechCamp, czy seminaria biznesowe dla przedsiębiorców.

Dzięki połączeniu firm Empathy – Internet Software House, Contium SA i Internet Designers, oferta tej marki szkoleniowej znacznie się poszerza. Szerszy dostęp do grona ekspertów, pozwoli na organizowanie konferencji z bogatszą agendą i na jeszcze wyższym poziomie. Pewnym już jest, że cykl konferencji „E-commerce w praktyce” odbędzie się dwukrotnie w tym roku, w maju oraz jesienią. Wydarzenia zapowiadają się niezwykle ciekawie: oprócz ekspertów z Grupy Unity oraz firm partnerskich, w całym cyklu wystąpią niezależne i doskonale znane nazwiska z branży e-commerce. Uzupełnieniem konferencji będą bezpłatne webinaria, prowadzone również pod marką Akademii Unity.

Warto dodać, że podstawowe zasady, będące filarem sukcesu Akademii pozostają niezmienne. Zwiększają się jedynie możliwości przekazywania wiedzy technologicznej i biznesowej.

Pierwszy na liście eventów organizowanych pod szyldem Akademii Unity jest barcamp technologiczny TechCamp. Wydarzenie odbędzie się już 21 lutego w Krakowie. Cały odcinek zostanie przeznaczony tematyce Responsive Web Design. Już teraz serdecznie zapraszamy do uczestnictwa!

Pełny harmonogram wydarzeń Akademii Unity zostanie opublikowany w lutym 2013.

Źródło: Grupa Unity

Autor wpisu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Zobacz kolejny artykuł

Sendbox

Krótki opis: Sendbox.pl jest brokerem usług kurierskich UPS, obsługującym przesyłki krajowe i zagraniczne. Współpracujemy z firmami małymi, średnimi i dużymi.

Oferta firmy: Kładąc duży nacisk na jakość sprzedawanych usług, współpracujemy z firmą kurierską UPS Polska, a jednocześnie nie wprowadzamy limitów wysyłek ani też opłat abonamentowych. Realizujemy przesyłki krajowe (koperty, paczki, palety), jak i zagraniczne w strefie Unii Europejskiej. Współpraca z nami opiera się na umowie podpisywanej na czas nieokreślony z uwagi na fakt współpracy z podmiotami gospodarczymi, jak i na sposób rozliczeń płatności. Podobnie jak bezpośrednio w firmach kurierskich, tak również u nas, klient rozliczany jest po skończonym okresie rozliczeniowym na podstawie faktury VAT. Nie wprowadzamy konieczności opłaty za przesyłki przed jej nadaniem. Nasz klient jest również klientem UPS, dzięki czemu posiada dostęp do wszystkich narzędzi UPS, otrzymując login i hasło do systemu CampusShip UPS.

Jako jedyni zwracamy koszty niezrealizowanych dostaw z gwarantowanym okresem doręczenia UPS z przyczyn zależnych od przewoźnika.

Bezpośredni i łatwy kontakt z działem obsługi klienta oraz szybka pomoc w razie problemu znalazły uznanie w oczach klientów w postaci szeregu pozytywnych opinii na portalu szybkiepaczki.pl.

Dodatkowe możliwości: Bezpośrednie konto w UPS, indywidualna obsługa przez własnego opiekuna
Dostępne firmy kurierskie: UPS Polska
Opłaty abonamentowe: Nie
Opłaty za nadanie paczki: Według indywidualnej oferty
Konieczność podpisania umowy: Tak – współpraca tylko w klientami biznesowymi
Czas potrzebny na rozpoczęcie współpracy: 2 dni na aktywację umowy
Forma współpracy: Nadawanie przesyłek odbywa się bezpośrednio na stronie www.ups.com na indywidualnym koncie każdego klienta z dostępem do własnej książki adresowej, historii wysyłek, monitorowaniem paczek i powiadamianiem o przesyłce.

Dodatkowe informacje:

  • Strona główna Sebdbox
  • Opinie o Sendbox
  • Autor wpisu

    Dodaj komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany.

    You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    Newsletter

    BONUS: Jak się robi e-handel w Polsce?
    72-stronicowy ebook (pdf)
    - zbiór wywiadów z właścicielami sklepów

    Zamknij

    Najlepsze poradniki i informacje
    e-commerce prosto na Twój e-mail!

    Bonus dla Ciebie:
    PDF, 72 strony!

    Wpisz swój adres e-mail, aby rozpocząć prenumeratę newslettera od eKomercyjnie.pl.

    Od razu wyślemy do Ciebie:

    • BONUS #1: Jak się robi e-handel w Polsce? Rozmowy z właścicielami sklepów internetowych (magazyn .pdf, aż 72 strony!)
       
    • BONUS #2: Piętnaście gotowych sposobów na ulepszenie sklepu internetowego!
      (poradnik .pdf)