eKomercyjnie.pl

Pytania i odpowiedzi o e-commerce: Faktury elektroniczne. Kiedy są zgodne z prawem?

infakt-logoMimo niewątpliwych zalet faktur elektronicznych, popularność tego typu dokumentów w Polsce jest stosunkowo niewielka. Wynika to zapewne w dużej mierze z nieścisłości przepisów regulujących obrót e-fakturami. Z początkiem tego roku te zasady uległy jednak korzystnym zmianom, dzięki czemu istnieje szansa, że papier odejdzie w końcu do lamusa.

Reklama

E-faktury w Polsce nie są popularne

Popularność faktur elektronicznych w Polsce przebadał swego czasu PKPP Lewiatan. Zgodnie z wydanym w kwietniu 2012 r. raportem „E-faktura”, w Polsce wystawia się aż 1,5 mld faktur rocznie, ale zaledwie 8-11 proc. polskich firm wysyła (lub udostępnia) klientom faktury elektroniczne. Zdaniem twórców publikacji, stawia to Polskę na jednym z ostatnich miejsc w Europie, za Węgrami, Czechami, czy Litwą. Mimo oczywistych zalet faktur elektronicznych, związanych z oszczędnością czasu i pieniędzy oraz ekologią, w Polsce przeważają faktury papierowe.

Na przeszkodzie stoją głównie obawy przedsiębiorców związane z nieprecyzyjnymi przepisami, które powstrzymują przed korzystaniem z e-faktur zwłaszcza małe firmy. Co ciekawe, według raportu większość klientów nie ma nic przeciwko fakturom elektronicznym i z chęcią otrzymywałaby je w takiej formie.

Z początkiem 2013 r. przepisy dotyczące faktur elektronicznych uległy jednak zmianom. Przyjrzyjmy się zatem jak wyglądają obecnie.

Podstawy dotyczące obrotu e-fakturami

Obrót e-fakturami w Polsce jest uregulowany Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (…) – link do źródła. W tym akcie prawnym można znaleźć informacje zarówno o tym co decyduje o możliwości wręczenia nabywcy faktury elektronicznej, jak i o tym jakie warunki musi spełnić taki dokument oraz w jaki sposób należy przechowywać e-faktury.

Wysyłka e-faktur wymaga akceptacji odbiorcy

Przed 2013 r. przedsiębiorca musiał dysponować potwierdzeniem tego, że nabywca akceptuje faktury elektroniczne, zanim pierwsza faktura została wysłana w takiej formie. Ten wymóg był z pewnością ważnym powodem niskiej popularności faktur elektronicznych. Natomiast od początku 2013 r. weszły w życie zmiany we wspomnianym Rozporządzeniu, które obecnie kwestię akceptacji opisuje tak (par. 3): „Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy”.

Jak należy interpretować ten fragment? Ministerstwo Finansów wydało objaśnienie zmian (link) w przepisach dotyczących e-faktur. Zgodnie z nim, zgodę nabywcy należy rozumieć jako domniemaną, co oznacza, że można wysłać fakturę elektroniczną nie posiadając potwierdzenia akceptacji. Wówczas np. opłacenie faktury przez klienta jest równoznaczne z akceptacją. Podobnie jest w przypadku akceptacji wyrażonej w innej formie, np. ustnej.

Oczywiście trzeba także pamiętać o tym, że nabywca może w każdej chwili wyrazić chęć otrzymywania faktur papierowych. Sprzedawca nie może wówczas odmówić. W przypadku handlu online, dobrym rozwiązaniem może być np. umożliwienie klientowi zaznaczenie odpowiedniej opcji w panelu.

Jakie warunki musi spełnić faktura elektroniczna?

Elementy obowiązkowe na fakturze zostały opisane w innym Rozporządzeniu w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur (…) – link do źródła – i dotyczą zarówno papierowych, jak i elektronicznych wersji dokumentów. Na fakturze trzeba zawrzeć m.in. pełne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną numer NIP nie jest wymagany), datę wystawienia i datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile różni się od daty wystawienia), a zwłaszcza dane dotyczące przedmiotu transakcji – nazwę towaru lub usługi, cenę netto i brutto oraz stawkę i kwotę VAT. Od początku 2013 r. na fakturze nie jest wymagana nazwa dokumentu (dawniej „Faktura VAT”), choć można ją oczywiście zachować.

Natomiast zgodnie z rozporządzeniem o e-fakturach, „faktury mogą być przesyłane (…) w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”. Jeśli chodzi o format pliku, przepisy nadal nie podają konkretnych nazw formatów, które są dopuszczalne. Można jednak założyć, że format PDF jak najbardziej jest w stanie zapewnić wymienione kryteria. Ponadto, mówią o tym niektóre indywidualne interpretacje podatkowe, np. IPPP1/443-995/11-2/AP oraz IPPP1-443-1175/10-4/EK, obie z 2011 r.

Co natomiast oznaczają wspomniane kryteria? O ile „czytelność” jest oczywista, o tyle „autentyczność pochodzenia” i „integralność” mogą wzbudzać wątpliwości. Autentyczność faktury oznacza pewność, co do tożsamości strony dokonującej dostawy towarów lub świadczącej usługi (wystawcy faktury). Natomiast integralność treści to gwarancja tego, że dane na fakturze nie zostały zmienione.

Jak zapewnić e-fakturom zgodność z prawem?

Przepisy mówią, że to wystawca faktury określa sposób zapewnienia autentyczności treści, integralności i czytelności faktur. Rozporządzenie podaje trzy sposoby, aby tego dokonać:

  • bezpieczny podpis elektroniczny,
  • elektroniczna wymiana danych (EDI),
  • dowolne kontrole biznesowe.

O ile dwa pierwsze sposoby należą do kłopotliwych i kosztownych, o tyle trzeci sposób – wprowadzony z początkiem 2013 r. – może okazać się atrakcyjny dla przedsiębiorców. Kontrole biznesowe, zgodnie ze zmienionym rozporządzeniem (par. 4.3), „ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Taka kontrola biznesowa może mieć formę wewnętrznej procedury (spisanej np. w formie regulaminu), precyzującej poszczególne fazy transakcji: od zamówienia, przez płatność, wystawienie faktury i przekazanie (udostępnienie) jej nabywcy, aż po sposób przechowywania dokumentu. Chodzi zwłaszcza o to, aby możliwe było połączenie danej faktury z zamówieniem i płatnością.

Co sądzicie o wprowadzonych zmianach? Czy przekonają Was do wprowadzenia e-faktur?

 

Autorem powyższego materiału jest Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy inFakt – firmy oferującej księgowość z dostępem do dokumentów i finansów w aplikacji online, darmowym kurierem i profesjonalną obsługą księgową.

Zobacz inne artykuły z serii Pytania i odpowiedzi o e-commerce:

Autor wpisu

1 komentarzy do tekstu

  1. Faktycznie faktura elektroniczna w Polsce jest wciąż dość niechętnie stosowana. Mam nadzieję, że to się zmieni i przedsiębiorcy przekonają się do tej innowacyjnej formy wystawiania faktur. Według mnie wybór dobrego programu do fakturowania online też jest bardzo ważny w tej kwestii. Na rynku funkcjonuje wiele podobnych systemów, ale dużo dobrego czytałem o systemie Bizin. Warto sprawdzić.

    Odpowiedz ↓

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Zobacz kolejny artykuł

Pokaż Swój Sklep [PSS]: Michał Nowakowski, dmuchane.pl

Na starcie liczą się głównie trzy elementy: koncepcja sklepu, interfejs sklepu i jego domena. Wszystkie muszą być proste i wyraziste. Jeśli nie potrafisz w dwóch zdaniach opisać swojego biznesu, znaczy, że nie masz pojęcia, co robisz. Jeśli dobierzesz trudną do zapamiętania domenę lub stworzysz nieintuicyjny układ sklepu, możesz przepaść w morzu sklepów (nawet mając ciekawą ofertę). W najnowszym wywiadzie z cyklu Pokaż Swój Sklep o swojej firmie i doświadczeniach w e-handlu opowiedział Michał Nowakowski ze sklepu dmuchane.pl.

Reklama

W wywiadach z serii Pokaż Swój Sklep (PSS) staramy się regularnie promować sklepy internetowe z różnych branż, zaś odpowiedzi naszych rozmówców przy okazji pomagają też osobom, które dopiero rozważają start w e-handlu. Wszystkich, którzy chcieliby opowiedzieć nam o swojej działalności zapraszamy do kontaktu z redakcją.

Paulina Wawrzyczek (eKomercyjnie.pl): Co wpłynęło na decyzję o uruchomieniu sklepu internetowego Dmuchane.pl?
Michał Nowakowski, (dmuchane.pl): Wielu sprzedawców decyduje się na sprzedaż online ze względu na niższe koszty – trzymają towar we własnych mieszkaniach czy niewielkich wynajętych pomieszczeniach. W przypadku dmuchane.pl to akurat nie było motywacją: najcięższe z naszych basenów to stukilogramowe giganty. Asortymentem wypełniamy cztery hale magazynowe.

Dlaczego Internet? Bo ten rynek wciąż się rozszerza, a sklepy tradycyjne zaatakowała plaga showroomingu – ludzie w nich oglądają, ale kupują w sieci. Oczywiście, bardzo popularne jest Allegro, ale klient bardziej wymagający przeważnie szuka sklepów internetowych – tam wszystko jest w jednym miejscu, przejrzyste i wygodne. Klik, klik i zamówione – na dmuchane.pl nawet bez rejestracji.

Czy Twoim zdaniem trzeba mieć doświadczenie w e-commerce, by postawić tego typu e-biznes?
Tak i nie. Doświadczenie zawsze jest atutem. Wiesz co działa, a czego należy unikać. Oszczędzasz wiele czasu, a twoje działania są bardziej finezyjne i pewne. Ale przecież nawet te sklepy, które obecnie mają wyrobioną markę, też kiedyś zaczynały i jakoś im się udało wybić. Jeśli jesteś kreatywny, masz w sobie mnóstwo determinacji i pasji, a do tego rozsądnie dobierzesz branżę i asortyment, może się udać. Tym bardziej, że wiedza „wisi” w Internecie.

Dmuchane.pl - strona główna

Ile trwało uruchomienie sklepu dmuchane.pl?
Dmuchane.pl powstało w 2008 roku. Samo wdrożenie sklepu od strony technicznej to najłatwiejsza część – trwała miesiąc. Jak się zna dobrych webdeveloperów, „postawienie” sklepu to banał. Trudność leży w budowaniu marki, planowaniu finansów, organizacji i asortymentu. To pochłania najwięcej czasu – w przypadku dmuchane.pl aż kilka miesięcy.

Dlaczego zdecydowaliście się na tak specyficzny asortyment?
Jesteśmy trójmiejską firmą. Morze jest dla nas ważne – zresztą, jak dla każdego, kto się tu wychował. Fajnie jest wiązać z nim swój biznesplan.

W jaki sposób radzicie sobie z sezonowością sprzedaży?
Sklep bazuje na stałej, doświadczonej ekipie, a kiedy „przygrzeje słoneczko”, zatrudnia pracowników sezonowych. To się u nas sprawdza.

Jakim budżetem dysponowaliście na początku e-handlowej działalności?
Dmuchane.pl zaczynało w dobrym momencie – kiedy polski e-commerce dopiero się rozwijał, dlatego nakłady nie musiały być aż tak duże. Teraz jest znacznie ciaśniej. To jest trudna i kapryśna branża, ale zależy, co chcemy osiągnąć. Żeby wypłynąć na szerokie wody, przydałoby się 400-500 tys., a najlepiej więcej. Jeżeli komuś wystarczy mały biznes dla niego i garstki pracowników, to oczywiście dużo mniej.

Czy zdecydowaliście się na gotową platformę sklepową czy stworzyliście własną?
Skorzystaliśmy z gotowej platformy, którą udoskonalamy pod swoje potrzeby. Sklep opiera się o KQS modyfikowany przez nas. To jest świetne narzędzie, jeśli zatrudniasz utalentowanych programistów. Słabe, jeśli szukasz czegoś podającego wszystko na tacy.

Ile zamówień pojawiło się w sklepie w pierwszym dniu/tygodniu po starcie?
Zero. Nie było zamówień ani w pierwszym dniu, ani tygodniu, ani nawet miesiącu. Sklep rozpoczynał działalność zimą, co było dość szalonym pomysłem, biorąc pod uwagę, że handluje basenami i artykułami dmuchanymi.

dmuchane2

Jakie działania marketingowe są najbardziej skuteczne w sklepie dmuchane.pl?
Nasze produkty z przyjemnością się używa, ale niespecjalnie się o nich mówi (trudno mi sobie wyobrazić zażartą dyskusję o basenach, materacach plażowych czy pontonach). To przekreśla dla nas niektóre metody, ale nakierowuje na inne. Nie łudzimy się, że ludzie będą się pasjonować naszym asortymentem. Nie zbudujemy społeczności wokół niego. Prowadzimy Facebooka i bloga na sklepie, ale one służą rzetelnemu informowaniu o produktach. Sprzedajemy dobrą zabawę i relaks, więc nasz klient nie może zagubić się przy wybieraniu produktu i jego użytkowaniu. Wszystko ma być proste, podane na talerzu. Oczywiście, staramy się docierać do ludzi, ale przede wszystkim liczymy na zadowolonych klientów. Satysfakcja to dobry marketing.

Jak prowadzicie sprzedaż hurtową?
Posiadamy przedstawicieli, którzy kontaktują się z hurtownikami. Współpracę negocjują także pracownicy sklepu – właściciele firmy i pracownik dedykowany obsłudze klienta strategicznego. Sprzedaż hurtowa to twardy orzech do zgryzienia, bo ma się do czynienia z bardzo wymagającym partnerem. Hurtowników traktujemy bardzo poważnie, oferując atrakcyjne ceny, dlatego pozostają z nami od lat.

Na co, Twoim zdaniem, należy zwrócić szczególną uwagę podczas zakładania i prowadzenia e-sklepu?
Na starcie liczą się głównie trzy elementy: koncepcja sklepu, interfejs sklepu i jego domena. Wszystkie muszą być proste i wyraziste. Jeśli nie potrafisz w dwóch zdaniach opisać swojego biznesu, znaczy, że nie masz pojęcia, co robisz. Jeśli dobierzesz trudną do zapamiętania domenę lub stworzysz nieintuicyjny układ sklepu, możesz przepaść w morzu sklepów (nawet mając ciekawą ofertę). Raz słyszysz „dmuchane.pl” i zapamiętujesz. O to właśnie chodzi.

Jednak żeby wybić się w Internecie nie wystarczy tylko szablon i domena – trzeba wytworzyć sklepowi markę. Trzeba wyróżnić się fajną otoczką i przyjazną obsługą, nadać sklepowi charakter. Właśnie ten etap wykańcza większość sklepów internetowych. Z kolei dmuchane.pl, moim zdaniem, przeszło go celująco.


Michał Nowakowski – zajmuje się marketingiem internetowym, social media i SEO. Na co dzień związany z różnymi sklepami internetowymi, w tym dmuchane.pl i krzeslabiurowe.com. Bloger, piszący na robmydobrze.pl o kreatywnym biznesie i utalentowanych twórcach. Miłośnik smutnej muzyki.

Autor wpisu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Zobacz kolejny artykuł

SEO sklepu

SEO sklepu (ang. Search Engine Optimization) to optymalizacja pod kątem wyszukiwarek. Działanie to ma na celu doprowadzenie sklepu do stanu, w którym będzie on jak najlepiej indeksowany przez wyszukiwarki oraz pojawi się jak najwyżej w SERP (ang. Search Engine Results Page – strona wyników wyszukiwania). Dostępność strony (ang. Accessibility) to taka konstrukcja serwisu, która pozwala na korzystanie z niego przez osoby niepełnosprawne (z wadami wzroku, słuchu, itp.) oraz umożliwia dostęp poprzez wolne łącza i urządzenia mobilne.

Pozycjonowanie na długi ogon (ang. long tail) to koncepcja, wedle której większe korzyści przynosi wysoka pozycja na dużą liczbę bardzo szczegółowych fraz, niż na kilka fraz ogólnych.

Pozycjonowanie na średni ogon to koncepcja pośrednia, wedle której wybierane są frazy bardziej szczegółowe (np. związane z nazwami podkategorii czy grup produktowych) niż w przypadku pozycjonowania fraz ogólnych.

Reklama

Autor wpisu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Newsletter

BONUS: Jak się robi e-handel w Polsce?
72-stronicowy ebook (pdf)
- zbiór wywiadów z właścicielami sklepów

Zamknij

Najlepsze poradniki i informacje
e-commerce prosto na Twój e-mail!

Bonus dla Ciebie:
PDF, 72 strony!

Wpisz swój adres e-mail, aby rozpocząć prenumeratę newslettera od eKomercyjnie.pl.

Od razu wyślemy do Ciebie:

  • BONUS #1: Jak się robi e-handel w Polsce? Rozmowy z właścicielami sklepów internetowych (magazyn .pdf, aż 72 strony!)
     
  • BONUS #2: Piętnaście gotowych sposobów na ulepszenie sklepu internetowego!
    (poradnik .pdf)